Найскладніше при переході на електронний документообіг - це переконати замовників зробити те ж саме. Бухгалтера безліч разів пересилають сотні тисяч документів через кур'єрську або поштову доставку. Ці папери губляться, в них постійно вносяться правки, на відправку витрачаються чималі гроші, і все це гальмує бізнес. Але що дивно - багато клієнтів в багнети сприймають нові ініціативи і противляться будь-яким змінам.
Валерій Левицький, керівник відділу логістики та документообігу фірми «СПЕЦВУЗАВТОМАТИКА», розповів про досвід переходу на електронний документообіг і про його вигоди в порівнянні з традиційною «паперової» бухгалтерією.
Електронний документообіг (далі, ЕДО) - це переклад всієї паперової документації в електронний формат. Не потрібно роздруковувати документи, ставити на них «мокрий» підпис, печатка і відправляти замовнику кур'єром або поштою. Ви просто підписуєте документи в електронній формі за допомогою електронного цифрового підпису, яку можна отримати в податковій, «ПриватБанку» або інших організаціях, через спеціальну програму або онлайн-сервіс, і в один клік відправляєте його на електронну пошту замовнику.
У будь-якому бізнесі коректна робота з бухгалтерськими документами неймовірно важлива. Виконуючи для замовників різні роботи, доводиться мати справу з первинної бухгалтерської документації, рахунками, актами, договорами, накладними і т.д. Зі збільшенням кількості замовників ми стикаємося і з збільшенням і кількості документів, що збільшує наші витрати і уповільнює бізнес-процеси. Ми живемо в 21 столітті і дивно не користуватися технічним благами, який він надає, а продовжувати працювати по-старому.
Якими сервісами ми користуємося
Дослідним шляхом ми виділили такі вимоги до сервісів для бухгалтерії:
-можливість синхронізації з системою бухгалтерського обліку,
-простота використання,
-популярні програми, сервісу серед інших компаній.
Наші замовники працюють в різних сферах, і нам хотілося б знайти універсальне рішення, яке допоможе перевести все на ЕДО, та, на жаль, такої системи немає.
Тому ми зупинили свій вибір на програмі M.E.Doc - найпопулярнішому бухгалтерському ПО для подання податкової звітності та накладних, яке використовують всі платники ПДВ. Однак, у цієї програми є недолік - вона встановлюється на ПК і потрібно купувати ліцензію на кожну юридичну особу або ФОП. Крім того, вона зрозуміла тільки бухгалтеру.
Незважаючи на те, що нам простіше працювати з замовниками, у яких встановлена програма MEDoc, ми завжди підлаштовуємось під замовника, дізнаємося, якою системою він користується, і як вона синхронізується з системою MEDoc, чи має робоча система хоча б файли такого ж типу , як в MEDoc. При цьому неважливо, яку форму системи оподаткування має компанія-замовник, ми можемо підібрати зручну для всіх платформою для впровадження ЕДО.
І найголовніше, вартість даних програм - дрібниці в порівнянні з вигодами, які ви отримаєте. Це і своєчасно завірені документи, можливість внесення правок в будь-який момент, крім того, видно всю історію роботи з документом, документи не втрачаються при пересиланні, немає витрат на поштові або кур'єрські послуги.
Етап залучення замовників
Найважливіший етап, від якого буде залежати успіх всієї затії з електронними документами. І тут на допомогу приходять навички ведення переговорів і продажів, загальна ерудиція і кмітливість. Все це допомогло нам впровадити з листопада 2018 р ЕДО у понад 10 компаній з таких сфер як ІТ, агробізнес, фінанси.
Логічно, що ІТ-сфера, як сама інноваційна, більш відкрита всьому новому, ІТ-компанії першими підтримали нашу пропозицію перейти на ЕДО. Але ми готові допомогти всім нашим замовникам, враховуючи їх особливості.
Що стосується основних причин відмови від інновації є:
- комфортне існування без нововведень. Не треба витрачати час і зусилля на те, щоб розібратися з новим сервісом. Набагато легше працювати по-старому і не міняти відпрацьований роками алгоритм,
- всередині компанії немає драйвера, що просуває зміни.
Так відбувається до тих пір, поки клієнти не відчують на собі ефект від користування електронним документообігом, коли економиться не тільки час в роботі з документами, а й гроші.
Але ми бачимо позитивну динаміку, і це радує. Значить ми можемо впливати на процеси, які давно вкоренилися. Сподіваємося, що крок за кроком, ми зможемо подолати низьку залученість компаній, підприємств, організацій до переходу на ЕДО.
Переходьте на електронний документообіг - це зручно, легко і вигідно для вашого бізнесу! Звертайтеся до наших фахівців за телефонами:
098 478-1717
093 478-1717
050 478-1717
